Privacyverklaring

Deze website is van Haupe Financial Services B.V., het administratiekantoor van Roy van der Deure, ook bekend als King of Finance. Haupe Financial Services B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals in deze verklaring staat. Waar ik “ik” schrijf, bedoel ik Haupe Financial Services B.V.

Haupe Financial Services B.V., Oder 20, Unit C3110, 2491 DC Den Haag. KvK 83822178.
Mail royvanderdeure@haupe.nl of bel 06 538 24 657.

Ik heb geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een kantoor van deze omvang niet verplicht. Voor alles over je gegevens kun je direct bij mij terecht.

• Bezoekers van deze website.
• Mensen die contact met mij opnemen, via het formulier, mail, telefoon, WhatsApp of LinkedIn.
• Klanten, en de mensen die bij een klant horen: vennoten, bestuurders en aandeelhouders, contactpersonen en een eventuele fiscaal partner.
• Mensen van wie gegevens in de administratie van een klant staan, zoals klanten en leveranciers van die klant.
• Zakelijke relaties, zoals notarissen, softwareleveranciers en andere partners.

Per doel lees je welke gegevens ik gebruik, op welke grond uit de privacywet (de AVG) en hoe lang ik ze bewaar.

1. Je bericht beantwoorden en een kennismaking plannen

Gegevens

Je naam, e-mailadres, wat voor zaak je hebt, je bericht en de pagina waarop je het formulier invulde. Bel, mail of app je, dan ook je telefoonnummer en wat je mij vertelt.

Grondslag

Je vraagt mij om contact (stappen vóór een overeenkomst), en mijn gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.

Bewaren

Word je geen klant, dan verwijder ik je gegevens uiterlijk twaalf maanden na ons laatste contact. Word je klant, dan gaan ze naar je klantdossier (doel 2).

2. Je boekhouding, aangiften en losse diensten uitvoeren

Gegevens

Je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, gegevens van je onderneming (zoals KvK- en btw-nummer), bankgegevens en transacties, facturen en bonnetjes, inkomen, vermogen, schulden, pensioenopbouw, en gegevens van je fiscaal partner en kinderen als die nodig zijn voor je aangifte. Ook je burgerservicenummer (BSN), omdat de Belastingdienst dat voor aangiften verplicht stelt.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst met jou, en wettelijke verplichtingen uit de belastingwetgeving. Je BSN gebruik ik alleen waar de wet dat toestaat.

Bewaren

Zeven jaar na het einde van het jaar waarin de opdracht afliep. Zo lang kan de Belastingdienst vragen stellen of navorderen, en zo lang moet ik je kunnen laten zien wat ik heb gedaan.

3. Wie je bent controleren (Wwft)

Gegevens

Je identiteit (naam, geboortedatum, nationaliteit, gegevens van je identiteitsbewijs), wie de uiteindelijk belanghebbende van je onderneming is, en waar je geld vandaan komt. Ik controleer ook of je op een sanctielijst staat of een politiek prominente functie hebt.

Grondslag

Wettelijke verplichting. Als administratiekantoor val ik onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Die wet verplicht mij om te weten met wie ik werk, en om ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit. Over zo’n melding mag ik je volgens de wet niet informeren.

Bewaren

Vijf jaar na het einde van onze samenwerking, zoals de Wwft voorschrijft. Op een kopie van je identiteitsbewijs mag je je BSN afschermen; die heb ik daarvoor niet nodig.

4. Facturen sturen en mijn eigen administratie

Gegevens

Je naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, btw-nummer, wat je afneemt, betalingen en je rekeningnummer.

Grondslag

Uitvoering van de overeenkomst, en de wettelijke bewaarplicht voor mijn eigen administratie.

Bewaren

Zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.

5. De website veilig en werkend houden

Gegevens

Technische gegevens die elke browser meestuurt: je IP-adres, het tijdstip, de pagina die je opvraagt en je browsertype.

Grondslag

Mijn gerechtvaardigd belang om de website te beveiligen, misbruik en spam te weren en storingen op te lossen.

Bewaren

Kort: deze serverlogs worden automatisch verwijderd, uiterlijk na dertig dagen.

6. Contact houden met klanten

Gegevens

Je naam en e-mailadres.

Grondslag

Ben je klant, dan mag ik je mailen over vergelijkbare diensten of belangrijke fiscale wijzigingen (gerechtvaardigd belang). In elke mail kun je je met één klik afmelden. Ben je geen klant, dan mail ik je alleen als je daar zelf om hebt gevraagd.

Bewaren

Tot je je afmeldt of tot je geen klant meer bent.

Soms heb ik voor een aangifte gevoelige gegevens nodig, bijvoorbeeld over je gezondheid voor de aftrek van zorgkosten. Die verwerk ik alleen als jij ze aanlevert voor die aftrek en mij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Je mag dat weigeren; dan kan ik die aftrek niet voor je regelen. Je toestemming kun je altijd intrekken.

Meestal van jou zelf. Soms van een ander: uit het boekhoudpakket waarin je werkt, uit de vooraf ingevulde aangifte en de berichten van de Belastingdienst (via de machtiging die je mij geeft), uit openbare registers zoals het Handelsregister van de KvK, of van een partner die je naar mij doorverwijst.

Deze website plaatst geen cookies, ook geen tracking- of advertentiecookies. De lettertypen en beelden staan op de website zelf; er wordt niets geladen van Google, Facebook of sociale media. Daarom zie je ook geen cookiemelding.

Ik meet geen bezoek op deze website. Er draait geen Google Analytics en ook geen andere teller.

Klik je op “Stuur Roy een WhatsApp”, dan ga je naar WhatsApp. Dat is een dienst van Meta, met een eigen privacybeleid. Stuur liever geen kopie van je identiteitsbewijs of andere gevoelige stukken via WhatsApp of gewone mail. Als ik die nodig heb, spreken we samen een veiligere manier af.

Alleen als het nodig is voor mijn werk, als jij daarom vraagt of als de wet het verplicht:

• De Belastingdienst, voor je aangiften en als die vragen heeft over je aangifte.
• De Kamer van Koophandel en de notaris, als ik een BV of holding voor je oprichting.
• De Financial Intelligence Unit en andere instanties, alleen als de wet mij daartoe verplicht.
• Andere partijen die jij aanwijst, zoals je bank, je pensioenuitvoerder of een nieuwe boekhouder, en alleen met jouw akkoord.

Daarnaast gebruik ik software om mijn werk te doen. Die partijen verwerken gegevens in mijn opdracht (verwerkers), en met hen heb ik afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding:

• het boekhoudpakket waarin jouw administratie staat, zoals MoneyMonk, Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden of Kees de Boekhouder;
• mijn e-mail-, agenda- en opslagdienst, en mijn klantenadministratie;
• de partij die deze website host, en de koppeling die berichten uit het formulier naar mijn mailbox stuurt;
• hulpmiddelen die terugkerend werk automatiseren. Gebruik ik daarbij slimme software of AI, dan alleen zakelijke versies met een verwerkersovereenkomst, waarbij jouw gegevens niet worden gebruikt om die software te trainen.

Ik verkoop je gegevens niet en geef ze nooit aan anderen voor hun eigen reclame.

Ik kies waar het kan voor diensten die je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte bewaren. Komen gegevens toch buiten de EER terecht, bijvoorbeeld bij een Amerikaanse softwareleverancier, dan alleen met de waarborgen die de AVG vraagt: een besluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de modelcontracten van de Europese Commissie.

• De website gebruikt een beveiligde verbinding (https).
• Mijn accounts zijn beveiligd met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie.
• Alleen wie het voor het werk nodig heeft, kan bij je gegevens, en iedereen die voor mij werkt heeft een geheimhoudingsplicht.
• Mijn apparaten zijn versleuteld en worden bijgewerkt.

Gaat er toch iets mis, een datalek, dan meld ik dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat nodig is. Loop jij daardoor een hoog risico, dan hoor je het ook direct van mij.

Ik gebruik software om sneller te werken, maar ik neem geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen. Wat ik voor je doe, controleer ik zelf.

Over je eigen gegevens heb je deze rechten:

• Inzage: je mag weten welke gegevens ik van je heb en wat ik ermee doe.
• Correctie: klopt er iets niet, dan pas ik het aan.
• Verwijdering: je mag vragen je gegevens te wissen, tenzij ik ze wettelijk moet bewaren.
• Beperking: je mag vragen je gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld zolang we uitzoeken of ze kloppen.
• Overdracht: je krijgt je gegevens in een gangbaar bestand, zodat je ze kunt meenemen naar een nieuwe boekhouder.
• Bezwaar: tegen gebruik op grond van mijn gerechtvaardigd belang, en altijd tegen mailtjes over mijn diensten.
• Toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven, dan mag je die altijd intrekken.

Mail je verzoek naar royvanderdeure@haupe.nl. Ik reageer binnen een maand, en meestal veel sneller. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat met twee maanden worden verlengd; dat hoor je dan binnen die eerste maand. Ik kan je vragen te laten zien dat jij het echt bent, maar ik vraag daarvoor niet zomaar om een kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, laat het mij dan eerst weten. Dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Mijn diensten zijn voor ondernemers. Ik verwerk niet bewust gegevens van kinderen onder de 16, behalve als dat nodig is voor de aangifte van een ouder.

Verandert er iets aan hoe ik met gegevens omga, dan pas ik deze verklaring aan. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste versie. Bij grote wijzigingen laat ik het mijn klanten ook persoonlijk weten.